Nhằm hỗ trợ kịp thời cho các doanh nghiệp giữa giai đoạn dịch bệnh căng thẳng quản lý nhân sự để duy trì hoạt động, Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa Hà Nội (HANOISME) phối hợp cùng Công ty CP MISA tổ chức hội thảo trực tuyến với chủ đề “Quản trị nhân sự - Duy trì hiệu suất làm việc từ xa”. Bài toán cấp thiết đã tạo nên sức nóng cho sự kiện và thu hút tới gần 1000 các nhà quản lý, người làm nhân sự của các doanh nghiệp tham gia.
 

Tiến sỹ Mạc Quốc Anh, Phó Chủ tịch kiêm Tổng thư ký HANOISME trao đổi với các doanh nghiệp tại Hội thảo trực tuyến

Tham dự Hội thảo có các chuyên gia: Tiến sỹ Mạc Quốc Anh, Phó Chủ tịch kiêm Tổng thư ký HANOISME; Ông Phan Sơn - Chuyên gia trưởng, Giám đốc chuyên môn tại HRD Academy, 10 năm kinh nghiệm tư vấn, đào tạo huấn luyện trực tiếp đội ngũ quản lý, nhân viên tại các Tập đoàn lớn như FLC, Samsung, LG, Vinpearl, EVN; Bà Đinh Thị Thúy-TGĐ Công ty Cổ phần MISA, 24 năm gắn bó với MISA và hiện đang điều hành Công ty quy mô 2.500 CBNV.
 

Hội thảo quy tụ gần 1000 nhà quản lý, người làm nhân sự tại các doanh nghiệp trên toàn quốc tham gia trực tuyến
 

Phát biểu Khai mạc Hội thảo, Tiến sỹ Mạc Quốc Anh, Phó Chủ tịch kiêm Tổng thư ký HANOISME cho biết: Hiện, trên cả nước có hơn 820 nghìn doanh nghiệp, trong đó, có 98,2% là doanh nghiệp nhỏ và vừa. Trong quá trình chúng tôi đi làm việc hỗ trợ cho cộng đồng doanh nghiệp, chúng tôi thấy các doanh nghiệp hiện đang gặp nhiều vấn đề như: Làm sếp nhưng việc gì cũng đến tay, nhân viên chỉ đâu làm đấy và không chủ động; một nhân viên nghỉ việc làm cho hoạt động của công ty trì chệ; toàn bộ kế hoạch, hoạt động, danh sách khách hàng cũng bị biến mất. Công việc bị dối loạn, phòng ban hoạt động dời dạc, các ban chức năng chồng chéo nghiệp vụ, sếp luôn phải chạy theo xử lý các công việc hết sức lặt nhặt và thiếu trầm trọng các quy trình về quản trị tài chính nhân sự, đặc biệt vấn đề về đào tạo, nội quy, văn hóa doanh nghiệp không áp dụng nền tảng công nghệ quản lý…
 

Về các sai lầm mà nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa đang gặp phải, TS Mạc Quốc Anh cho biết: Có các doanh nghiệp sao chép quy trình của các công ty khác, trong khi đó, quy trình làm việc của mỗi công ty, doanh nghiệp là rất khác nhau, đầu mục có thể giống nhau nhưng bản thân các bước thực hiện nhỏ bên trong chắc chắn không giống nhau và phụ thuộc rất nhiều vào trải nghiệm thực tế và năng lực điều hành của chủ doanh nghiệp; nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa đánh giá không cần hệ thống, không cần quy trình, không cần quản trị, không cần áp dụng các công nghệ vào trong các hoạt động quản trị và nghĩ là nhỏ là chỉ tập trung vào việc bán hàng, marketing còn quy trình này thì để làm sau cũng được…
 

Tuy nhiên, theo Tiến sỹ Mạc Quốc Anh, doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng cần đo lường hiệu quả và muốn nâng cao hiệu suất làm việc thì bắt buộc phải có quy trình, bắt buộc phải có quản trị. Trong bối cảnh dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, việc triển khai để duy trì hiệu suất trong bối cảnh mới cần áp dụng các nền tảng công nghệ, các quy trình quản lý, để có thể vẫn tăng được năng suất, hiệu quả công việc và đem lại hiệu quả về mặt tài chính. Duy trì được hoạt động để tiếp xúc khách hàng, cung cấp dịch vụ tối đa nhất.

 

Phó Chủ tịch kiêm Tổng thư ký HANOISME nhấn mạnh: “Kể cả giai đoạn chưa có dịch bệnh cũng có rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp vấn đề trong quản trị nhân sự. Nhìn ở khía cạnh tích cực, Covid tạo ra một bối cảnh mới, vừa là thách thức nhưng cũng là cơ hội để doanh nghiệp chậm lại, nhìn nhận vấn đề trong bộ máy, trong quy trình quản trị và ứng dụng công nghệ để đổi mới tổ chức, tối ưu hiệu quả hoạt động. Việc phải làm việc từ xa có những thử thách mới, trong đại dịch Covid-19, nếu các DN có quy trình làm việc chuẩn, văn hóa xây dựng công ty tốt, cung cấp dịch vụ tốt cho khách hàng thì tin chắc rằng hiệu quả của DN đó sẽ tốt”.
 

Chuyên gia nhân sự Phan Sơn, Giám đốc chuyên môn tại Học viện quản trị HRD Academy trao đổi tại Hội nghị trực tuyến
 

Tại sự kiện, Chuyên gia nhân sự Phan Sơn, Giám đốc chuyên môn tại Học viện quản trị HRD Academy đã dẫn báo cáo của Adecco và chỉ ra 9 thách thức khi làm việc từ xa gồm: các vấn đề làm việc nhóm và giao tiếp (57,1%); các yếu tố phân tâm ở nhà (48,5%); duy trì sự tương tác/tác động của tập thể (46,2%); không gian làm việc thực tế (44,2%); cách ly xã hội (38,8%); cơ sở hạ tầng công nghệ (36,8%); ranh giới mờ nhạt giữa cuộc sống cá nhân và công việc (35,8%); lo lắng về tác động của Covid-19 (35,5%); không có quyền truy cập các công cụ/thông tin cần thiết (35,5%). Bên cạnh việc bị ảnh hưởng bởi môi trường xung quanh, ông Sơn nhận định: “Những rào cản từ việc không có hệ thống quy trình, quy định, văn hóa doanh nghiệp và công cụ quản lý từ xa là thách thức lớn nhất cho tổ chức. Bởi trước Covid, hầu hết các doanh nghiệp Việt đều chưa có thói quen làm việc từ xa, tương tác hoàn toàn trên môi trường trực tuyến”.

 

Những khó khăn chính mà nhân sự trong các doanh nghiệp thường gặp phải khi làm việc từ xa

Thêm vào đó, giảm hiệu suất không phải nhân viên không làm được việc mà vấn đề nằm ở việc thiếu thông tin do khoảng cách giữa nhân viên với lãnh đạo và người làm nhân sự khiến thông tin truyền đạt thiếu sự đồng nhất, thông suốt và bị trễ. Bởi vậy, họ khó tiếp cận với mục tiêu của doanh nghiệp, bị rời rạc và thiếu sự tập trung hơn, gây ảnh hưởng đến hiệu suất và giảm sút về doanh số. 

 

Để giải quyết được các vấn đề này, doanh nghiệp phải xây dựng được quy trình làm việc, phải giao việc rõ ràng cho từng người, sau khi họp online phải có văn bản kết luận cuộc họp để tất cả các thành viên của công ty nắm được phần việc, trách nhiệm của mình. Bên cạnh đó, lãnh đạo Doanh nghiệp cũng phải thường xuyên tạo sự giao lưu, kết nối với nhân viên thông qua các buổi họp,làm việc online, phải để nhân viên nhận ra rằng mình vẫn là người của tổ chức, của công ty chứ không bị lạc lõng khỏi tập thể, điều này sẽ giúp gắn kết các thành viên trong công ty trong bối cảnh phải làm việc từ xa...

 

Cũng theo diễn giả Phan Sơn, hiệu suất của nhân sự khi làm từ xa sẽ chịu tác động từ 4 yếu tố chính: hệ thống quy trình/quy định và công nghệ, năng lực nhân viên, văn hóa doanh nghiệp và ảnh hưởng từ lãnh đạo. Trong đó, ông Sơn nhấn mạnh ứng dụng công cụ phần mềm quản lý và triển khai công việc là bước tiên quyết để vận hành doanh nghiệp từ xa. Bởi không thể tương tác trực tiếp thì chỉ khi sử dụng các ứng dụng mới đảm bảo tính kết nối để có sự gắn kết, tạo động lực làm việc cho nhân viên ngay trên môi trường số.
 

Bà Đinh Thị Thúy, Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần MISA chia sẻ  tại Hội thảo trực tuyến
 

Trong sự kiện, bà Đinh Thị Thúy, Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần MISA chia sẻ: “Bộ giải pháp quản lý nhân sự trên Nền tảng Quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS là công cụ để MISA vận hành doanh nghiệp từ xa với gần 2500 nhân sự toàn quốc, đồng thời, đang giúp hơn 12.000 doanh nghiệp sử dụng để duy trì hiệu suất khi làm việc tại nhà”.

 

Bà Thúy nhấn mạnh bộ giải pháp quản lý nhân sự này được xây dựng với đầy đủ các mảng nghiệp vụ: Quản lý nhân sự, Chính sách lương thưởng và phúc lợi, Tuyển dụng, Đào tạo và phát triển. Nhờ kết nối với các hệ thống nội bộ như quản lý bán hàng, kế toán… và tích hợp các đối tác thứ 3 như sàn tuyển dụng, cơ quan bảo hiểm xã hội/thuế… mà người làm công tác nhân sự có thể làm việc được ở bất cứ đâu. Hệ thống cũng tự động ghi nhận các dữ liệu liên quan như doanh số từng nhân viên, thông tin hồ sơ ứng viên/nhân viên, tính lương, thuế thu nhập… giúp người làm nhân sự tiết kiệm được tối đa thời gian. 

Mô hình hệ sinh thái kết nối giữa ứng dụng quản lý nhân sự với hệ thống nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp

Khi “online hóa” toàn bộ quy trình như vậy cũng mang tới trải nghiệm làm việc từ xa tốt nhất cho nhân viên. Việc báo cáo từ xa dễ dàng hơn, nhân viên được ghi nhận thành tích chính xác, khách quan và nhanh chóng. Nhà quản lý cũng nắm bắt được tiến độ chung của bộ phận, dễ phát hiện “điểm nóng” để xử lý kịp thời hơn. 

 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng dễ dàng xây dựng văn hóa doanh nghiệp trên môi trường số nhờ những ứng dụng như AMIS mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp. Đây chính là những công cụ không thể thiếu để không chỉ là quản lý mà còn là gắn kết nhân sự, đảm bảo duy trì hiệu suất trong bối cảnh làm việc từ xa như hiện nay.